É a transferências do controle do processo para outro departamento ou organização. Em um processo, seja ele simples ou complexo, sempre nos deparamos com a necessidade de transferir uma atividade ou informação a outra pessoa ou grupo. Quanto mais bem trabalhados e refinados estas transferências, melhor a qualidade do processo.
Handoffs são pontos que devem ser analisados com cuidado pois são vulneráveis para uma desconexão do processo.
Quanto menor o número de handoffs, mais bem sucedido é o processo.
É como em uma corrida de bastões onde um atleta repassa um bastão para outro, caso esta entrega não seja realizada com qualidade e no momento certo, o bastão pode cair prejudicando a equipe.
Handoffs serão inevitáveis nos processos, por isto devemos garantir que esta “passagem de bastão” seja realiza na melhor qualidade possível para evitar retrabalhos futuros ou perda de informação.
Identifique cada handoff do processo e depois discuta. O que poderia ser eliminado? Quais são mais prováveis de impactar o processo? É realmente necessário entregar aquele documento? Se gerar um novo documento aqui, não melhoria a performance do processo lá na frente?
A chave do sucesso baseia-se em simplificar e limitar handoffs quando possível. Automatizar os handoffs através de tecnologia poderá ajudar muito a reduzir erros e aumentar a velocidade de entrega entre os envolvidos.
Abaixo estão três impactos causados por handoffs:
- Cada handoff causa um aumento de trabalho e uma desaceleração no tempo total do processo. A pessoa designada a realizar o processo deve investir tempo e energia para obter resultado. Como por exemplo preparar um e-mail para transmitir um documento. O responsável pela atividade deve gastar tempo para entender o resultado que precisa entregar antes que possa agregar valor a ele.
- Handoffs pode introduzir um erro no processo, devido a problemas de interpretação. Informações importantes sobre o processo podem ser perdidos ou mal interpretadas.
- Handoffs são vulneráveis à perda ou extravio de partes de trabalho. Se os handoffs não são bem geridos, as coisas podem "Escapar entre os dedos".
Referências: Corpo Comum de Conhecimento (BPM CBOK®), Versão 2.0
E você? Tem alguma sugestão? Deixe o seu comentário!
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